Privacy Policy

This privacy policy explains the kind of personal data lettersoup collects and saves, and how this information is used.

Responsible bodies

The responsible body for our website, i.e. the person responsible for determining the purposes and means of the processing of personal data, is:
Botio Nikoltchev
Malmöer Str. 14
10439 Berlin
E-Mail: info[at]lettersoup.de


What is personal data?

According to the law, personal data comprises all information related to an identified or identifiable natural person. A natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier, or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.
Specifically, this means that, for example, apart from the name, address or email address of a person, the IP address or cookies may constitute personal data if they allow inferences to a specific person.


Cookies are text files web servers send to the user’s browser, where they are stored and can be retrieved at a later date. Cookies may contain various information that is mostly related to simplifying the use of a website. This may, for example, be the simple storage of individual page settings (font size, language, or other), so that the user does not need to select the same settings again if he or she revisits the web page (so-called “session” or “temporary” cookies); it may also be the storage of user data for user identification purposes, for example, during an order process in an online shop, to ensure that the content of the shopping cart remains intact if the user changes to another web page (so-called “permanent” or “persistent” cookies). Session cookies are only stored for the duration of the session and are deleted automatically when the browser is closed. Permanent cookies are either automatically deleted according to the set expiration date, or manually deleted by the user.
Both types of aforementioned cookies are used on our website.

Google Analytics

Moreover, we use the web analysis provider Google Analytics (Provider: Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA – referred to in the following as “Google”). Google Analytics uses cookies to transfer information about the usage of our website to a Google server in the USA, where the information is then stored. Among the information transmitted to Google is usually the user’s curtailed IP address. In exceptional cases only, the full IP address is transmitted to Google, where it is then curtailed. The IP address transmitted from your browser with Google Analytics will not be associated with other Google data. For more information about the terms and conditions and privacy policy, visit https://www.google.com/analytics/terms/de.html

or at https://www.google.de/intl/de/policies/.

In so far as we are using cookies or processing your personal data through Google Analytics, we justify this with our legitimate interest within the means of Article 6, Par. 1 lit. f. of the General Data Protection Regulation (GDPR). We require the use of cookies to allow easy handling and the cost-effective operation of our online offer and our online shop. We require the use of Google Analytics to analyze the user behavior of the visitors to our website, in order to improve our online offer and for cost-effective operation.

If desired, you can prevent the storage of cookies with a setting in your browser software. This may, under particular circumstances, limit the functionality of the website. Moreover, you can prevent the collection of data (including the IP address) generated with the cookie and related to your use of the website, by downloading and installing the browser plugin from the following link: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Collecting access data and logfiles

Our hosting provider collects data (so-called server logs) about every access to the server hosting our offer, among which is also the IP address. The legal basis for this is our legitimate interest within the meaning of Article 6, Par. 1 lit. f. GDPR. These data are stored for a period not exceeding seven days and are erased afterwards. Data that require further storage for evidential purposes are exempt from erasure until the final clarification of the respective case.

Online shop

When you make a purchase in our online shop, we collect, process and use the following information in order to process your order:

  • Salutation
  • First name
  • Name
  • Company
  • Address
  • Phone
  • E-mail
  • Payment method

The legal basis for processing this data is Article 6, Par. 1 lit. b. GDPR.

For payment processing, we collaborate with the following payment service providers:

  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg (“PayPal”).
  • Stripe, Inc., 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, CA 94107, USA (“Stripe”)

During the order process, you are requested to enter your payment data into a window, i.e. a website of the payment service provider (PayPal) or into an embedded entry field of one of the payment service providers (Stripe) on our website.

When entering and confirming your data, your payment information is transmitted to the respective payment services provider for the purpose of payment processing.

Please note the respective privacy policy of the payment service provider:

PayPal: www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=de_DE

Stripe: https://stripe.com/de/privacy

We revise the personal information you transmit through our online shop on an annual basis with regard to the requirements according to the aforementioned legal basis. If the storage of your data is no longer required and if there is no legal obligation to retain such data, the data are erased within two years of their collection.

Collaboration with processors and third parties

In so far as we are obliged to make the data available to other persons or companies (processors or third parties) within the data processing process, this occurs only on the basis of a legal permission (e.g. if the transmission of data to shipment or payment services providers according to Article 6, Par. 1 lit. b. GDPR is required to execute pre-contractual measures or to fulfill the contract) with your consent, due to legal obligation or on the basis of our legitimate interests according to Article 6, Par. 1 lit. f. GDPR (for example, when transmitting data to the hosting provider).


You have the possibility to contact us through our email address (info[at]lettersoup.de). The personal data transmitted during this process will be used exclusively for the purposes for which you provide your data when contacting us. In as far as you transmit personal data with your message, we assume that you consent to the use of this data for the purpose of processing your request. The legal basis for processing this data is thus your consent according to Article 6, Par. 1, lit. a) GDPR. You may revoke this permission at any time.

We revise the personal data you transmit to us through the contact form or via email on an annual basis with regards to the necessity of further storage according to the aforementioned legal bases. If there is no such necessity, the data are erased within a further month.

Right to access, rectification, erasure and objection

You have the right to be provided with information about data relating to your person according to Article 15 GDPR. Moreover, you may demand the rectification of inaccurate data relating to your person (Article 16 GDPR). According to Article 17 GDPR, you may request the erasure of data relating to your person, and according to Article 18 GDPR you may demand the restriction of processing data relating to your person. You may also object to the processing of your data.
To exercise the aforementioned rights, please contact the above-mentioned “Responsible Body” in the contact data.
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

Erasure of personal data

Unless otherwise described in this privacy policy for a specific case, the personal data we store will be erased as soon as we no longer require the data for their purpose and there are no legal obligations to retain the data. As far as the data are not erased because they are used for other legally permitted purposes, the processing of this data is restricted, i.e. the data are blocked and not processed for other purposes. This, for example, applies to data which must be retained according to trade or tax law.

Status: May 2018


Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten lettersoup erhebt und speichert und wie diese verwendet werden.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher, d.h. die Person, die für unsere Website über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, ist:
Botio Nikoltchev
Malmöer Str. 14
10439 Berlin
E-Mail: info[at]lettersoup.de


Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind nach dem Gesetz alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Konkret heißt dies, dass z.B. neben dem Namen, der Anschrift oder der E-Mail-Adresse einer Person auch die IP-Adresse oder Cookies personenbezogene Daten sein können, wenn sie Rückschluss auf eine bestimmte Person zulassen.


Cookies sind Textdateien, die Webserver an den Browser des Nutzers senden, dort speichern und später wieder abrufen können. In den Cookies können unterschiedliche Informationen gespeichert werden, die meist der Vereinfachung der Website-Nutzung dienen. Dies kann z.B. die bloße Speicherung individueller Seiteneinstellungen (Schriftgröße, Sprache o.ä.) sein, damit der Nutzer bei erneutem Aufruf der Seite nicht erneut dieselbe Auswahl treffen muss (sogenannte „session“ oder „temporary“ cookies), oder auch die Speicherung von Nutzerdaten zur Identifizierung des Nutzers z.B. während eines Bestellvorgangs im Online-Shop, damit der Inhalt des Warenkorbs bei einem Wechsel der Seite bestehen bleibt (sogenannte „permanent“ oder „persistant“ cookies). Session cookies werden nur für die Dauer der Sitzung gespeichert und beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht. Permanent cookies werden entweder automatisch gemäß der programmierten Nutzungsdauer oder manuell vom Nutzer gelöscht.
Auf unserer Website kommen beide Arten der vorgenannten Cookies zum Einsatz.

Google Analytics

Darüber hinaus verwenden wir den Webanalysedienst Google Analytics (Anbieter: Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA – im Folgenden „Google“). Google Analytics überträgt mithilfe von Cookies Informationen über die Benutzung unserer Website an einen Server von Google in den USA und speichert sie dort. Eine der an Google übermittelten Informationen ist die in der Regel gekürzte IP-Adresse des Nutzers. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an Google übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Weitergehende Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html

bzw. unter https://www.google.de/intl/de/policies/.

Soweit wir Cookies nutzen oder durch den Einsatz von Google Analytics personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, begründen wir dies mit einem berechtigten Interesse gemäß Art. 6  Abs. 1 lit. f. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Einsatz von Cookies ist für uns erforderlich, um eine einfache Handhabung und somit einen wirtschaftlichen Betrieb unseres Online-Angebots und unseres Online-Shops zu ermöglichen. Der Einsatz von Google Analytics ist für uns erforderlich, um eine Analyse des Nutzerverhaltens unserer Website-Besucher durchzuführen, um so unser Online-Angebot verbessern bzw. wirtschaftlich betreiben zu können.

Wenn Sie es wünschen, können Sie die Speicherung der Cookies jedoch durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Dies kann unter Umständen die Funktionalität der Website einschränken. Darüber hinaus können Sie die Erfassung der durch den Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (einschließlich der IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles

Unser Hosting-Anbieter erhebt über jeden Zugriff auf den Server, auf dem sich unser Angebot befindet, Daten (sog. Server logs), zu denen auch die IP-Adresse gehört. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Diese Daten werden höchstens für die Dauer von sieben Tagen gespeichert und danach gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.


Beim Einkauf in unserem Onlineshop erheben, verarbeiten und nutzen wir von Ihnen die folgenden Daten, um Ihre Bestellung abwickeln zu können:

  • Anrede
  • Vorname
  • Name
  • Firma
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Zahlungsart

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zur Zahlungsabwicklung arbeiten wir mit folgenden Zahlungsdiensteanbietern zusammen:

  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg („PayPal“).
  • Stripe, Inc., 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, CA 94107, USA („Stripe“)

Im Rahmen der Bestellung werden Sie bei Auswahl der Zahlungsmethode „PayPal“ oder „Credit Card (Stripe)“ zur Angabe Ihrer Zahlungsdaten in einem Fenster, d.h. einer Website des Zahlungsdiensteanbieters (PayPal) oder in einem in unsere Website eingebetteten Eingabefeld des Zahlungsdiensteanbieters (Stripe), gebeten.

Bei Eingabe und Bestätigung ihrer Daten kommt es zum Zwecke der Zahlungsabwicklung zu einer Übertragung Ihrer Zahlungsdaten an den jeweiligen Zahlungsdienstanbieter.

Bitte beachten Sie die jeweiligen Datenschutzhinweise der Zahlungsdiensteanbieter:

PayPal: www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full?locale.x=de_DE

Stripe: https://stripe.com/de/privacy

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns über unseren Online-Shop übermitteln, überprüfen wir jährlich im Hinblick auf das Erfordernis nach der vorgenannten Rechtsgrundlage. Soweit eine weitere Speicherung dazu nicht mehr erforderlich ist und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, löschen wir die Daten spätestens zwei Jahre nach Erhebung.

Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Soweit wir im Rahmen der Verarbeitung der Daten diese anderen Personen bzw. Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) übermitteln oder zugänglich machen müssen, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Versand- oder Zahlungsdienstleister gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist), mit Ihrer Einwilligung, aufgrund einer Rechtspflicht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z.B. bei der Übermittlung von Daten an den Hosting-Anbieter).


Sie haben die Möglichkeit, uns über unsere E-Mail-Adresse (info[at]lettersoup.de) anzuschreiben. Die uns dabei übermittelten personenbezogenen Daten werden wir ausschließlich für den Zweck verwenden, zu dem Sie uns diese bei der Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen. Soweit Sie uns mit Ihrer Nachricht personenbezogene Daten von sich übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie mit der Verarbeitung dieser Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage einverstanden sind. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist demgemäß Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Ziff. a) DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.
Die personenbezogenen Daten, die Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail übermitteln überprüfen wir jährlich im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Speicherung nach den vorgenannten Rechtsgrundlagen. Liegt ein solches Erfordernis nicht vor, werden die Daten innerhalb eines weiteren Monats gelöscht.

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf

Sie haben ein Recht auf Auskunft von uns über Sie betreffende personenbezogene Daten nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO. Darüber hinaus können Sie die Berichtigung unrichtiger, Sie betreffender personenbezogener Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten und nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verlangen. Der Verarbeitung der Daten können Sie auch widersprechen.
Für die Wahrnehmung der vorgenannten Rechte wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte „Verantwortliche Stelle“ unter den genannten Kontaktdaten.
Sie haben zudem das Recht, sich ggf. bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Löschung personenbezogener Daten

Sofern in dieser Datenschutzerklärung für den konkreten Fall nicht anders angegeben, werden die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten gelöscht, sobald diese für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Stand Mai 2018